7.1. CONFIGURAR EL CAMPO PARA BÚSQUEDAS INDEXADAS.
Consiste en marcar o asignar al campo una etiqueta de ordenamiento de tal manera que la tabla se ordene por ese campo. Para configurar el campo para búsquedas indexadas, realiza los pasos siguientes:
Haz clic sobre la tabla a trabajar.
Haz clic en el botón Diseño.
Haz clic en el campo que va a ser índice.
Haz clic en el botón desplegable del recuadro indexado.
Haz clic en la opción Sí. (sin duplicados)
Haz clic en el botón Guardar.
Haz clic en el botón Cerrar.
7.2. COLOCAR CAMPO LLAVE O CLAVE PRINCIPAL A LA TABLA
Consiste en elegir un campo y colocarlo como el más importante de la tabla.
La clave principal debe ser un campo único, por ejemplo el código de alumno.
Un campo llave tiene ciertas funciones específicas en la base de datos, generalmente se utilizan para relacionar tablas.
Para colocar campo llave a la tabla, realiza los pasos siguientes:
7.3. INSERTAR UN CAMPO EN EL CENTRO DE LA TABLA.
Insertar un campo en el centro de la tabla consiste en colocar un nuevo campo entre dos campos existentes.
Para insertar un campo en el centro de la tabla, realiza los pasos siguientes.
Haz clic sobre la tabla a trabajar.
Haz clic en el botón Diseño.
Ubica y haz clic derecho con el mouse en la fila donde se va a insertar el nuevo campo.
Haz clic en Insertar filas.
Haz clic en Guardar.
Haz clic en Cerrar.
7.4. ELIMINAR UN CAMPO DE LA TABLA.
Consiste en quitar un campo de la tabla sin alterar el funcionamiento de esta.
Para eliminar un campo de la tabla, realiza los pasos siguientes:
Haz clic sobre la tabla a trabajar.
Haz clic en Diseño.
Ubica y haz clic derecho con el mouse en la fila donde se va a eliminar el campo.
Haz clic en la opción Eliminar filas.
Haz clic en Guardar.
Haz clic en Cerrar.
7.5. CONFIGURAR POSICIONES DECIMALES A UN CAMPO NUMÉRICO.
Consiste en establecer el número de decimales que va a tener el dato numérico. Para configurar posiciones decimales a un campo numérico, realiza los pasos siguientes:
Haz clic sobre la tabla a trabajar.
Haz clic en Diseño.
Haz clic al campo al cual se va a configurar la posición de decimales.
Haz clic en el botón desplegable de la propiedad “Lugares decimales”.
Haz clic en el número que representa la posición de decimales.
Haz clic en Guardar.
Haz clic en Cerrar.
7.6. COLOCAR UNA CONTRASEÑA A LA BASE DE DATOS.
Consiste en configurar Access, de tal modo que al momento de abrir una determinada base de datos se solicite el ingreso de una clave o palabra secreta para poder tener acceso a ella. Para colocar una contraseña, realiza los pasos siguientes:
Haz clic en la opción Herramientas.
Haz clic en la opción Seguridad.
Haz clic Haz clic en la opción Establecer contraseña para la base de datos.
Haz clic en el recuadro contraseña y digita la contraseña.
Haz clic en el recuadro confirmar contraseña y digita nuevamente la contraseña.
Haz clic en Aceptar.
7.7. COLOCAR UNA REGLA DE VALIDACIÓN.
Consiste consiste en ingresar al diseño de la tabla y aplicar una ley o parámetro que controla el valor a ingresar a un campo determinado. Para colocar una regla de validación, realiza los pasos siguientes:
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en el botón Diseño.
Haz clic en el campo que se va a validar.
Haz clic en la Caja regla de validación y digita la regla.
Haz clic en el botón Guardar.
Haz clic en el botón Cerrar.
7.8. INGRESAR Y MODIFICAR DATOS.
Es el procedimiento mediante el cual se colocan los datos en la tabla, cumpliendo y respetando el tipo de dato a insertar.
7.8.1. INGRESAR DATOS EN LA TABLA.
Consiste en abrir la tabla y colocar datos válidos. Para ingresar datos en la tabla, realiza los pasos siguientes:
7.8.2. ELIMINAR UN REGISTRO DE LA TABLA.
Consiste en quitar una fila de la tabla. Realizar los pasos siguientes:
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en Abrir.
Haz clic en el ingreso que se desea eliminar.
Haz clic derecho a cualquier zona de la fila seleccionada.
Haz clic en Eliminar Registro.
Haz clic en Sí.
7.8.3. DESPLAZAR UN REGISTRO HACIA ATRÁS.
Consiste en ubicarse un registro antes, retroceder un registro o fila de la tabla. Realizar los pasos siguientes:
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en Abrir.
Haz clic en Anterior.
7.8.4. ORDENAR LA TABLA EN FORMA ASCENDENTE.
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en abrir.
Haz clic en una celda de la columna por la cual se va a ordenar la tabla.
Haz clic en Orden Ascendente.
7.8.5. ORDENAR LA TABLA EN FORMA DESCENDENTE.
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en abrir.
Haz clic en una celda de la columna por la cual se va a ordenar la tabla.
Haz clic en Orden Descendente.
7.8.6. FILTRAR LOS DATOS DE LA TABLA.
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en abrir.
Haz clic en una celda por la cual se va a realizar el filtro.
Haz clic en Filtro por selección.
7.8.7. BUSCAR UN REGISTRO EN LA TABLA.
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en abrir.
Haz clic en buscar.
Haz clic en el cuadro Buscar y digita el dato a buscar.
Haz clic en Buscar siguiente.
Haz clic en cerrar.
7.8.8. OCULTAR UN REGISTRO DE LA TABLA.
Consiste en eliminar temporalmente una fila de la tabla. Realizar los pasos siguientes:
Haz clic en la tabla a trabajar.
Haz clic en abrir.
Haz clic derecho sobre un elemento de la fila que se desea eliminar.
Haz clic en la opción Filtro excluyendo la selección.
7.9. DISEÑAR Y CONFIGURAR CONSULTAS Y FORMULARIO DE PRESENTACIÓN.
*Diseñar una consulta consiste en elaborar un reporte en pantalla de algunos campos de las tablas.
*Diseñar formularios consiste en crear ventanas muy agradables, con botones y gráficos, que permitan visualizar el contenido de una tabla para modificar o agregar información.
7.9.1. CREAR UNA CONSULTA.
Haz clic en el botón Consultas.
Haz clic en la opción Crear una consulta en vista diseño.
Haz clic en diseño.
Elige la tabla con la cual se elabora la consulta
Haz clic en Agregar.
Haz clic en cerrar.
Haz clic en el campo deseado. (3 veces, claro en diferentes campos)
Haz clic en ejecutar.
7.9.2. REALIZAR UN FILTRO EN UNA CONSULTA.
Consiste en eliminar u ocultar filas temporalmente mediante un criterio de filtro. Realizar los pasos siguientes:
Selecciona la consulta a filtrar.
Haz clic en abrir.
Haz clic en el campo que por el cual se va a realizar el filtro.
Haz clic en Filtro por selección.
7.9.3. ELIMINAR UNA CONSULTA.
Haz clic en la consulta a trabajar.
Haz clic en la opción Edición.
Haz clic en la opción Eliminar.
Haz clic sobre el botón Sí.
7.9.4. CREAR UN FORMULARIO CON LOS DATOS DE LA TABLA.
Consiste en elegir un modelo de ventana y ubicar los datos de una tabla en ella, configurando color de fondo y la forma de presentación del formulario. Realizar los pasos siguientes:
Haz clic en el botón Formularios.
Haz clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.
Haz clic en el botón abrir.
Haz clic en el botón Pasar todos los campos.
Haz clic en el botón Siguiente.
Haz clic sobre la opción en columnas
Haz clic en el botón Siguiente.
7.10. RELACIONAR TABLAS.
Consiste en activar la herramienta de Relacionar tablas, seleccionar y arrastrar los campos a relacionar, así como definir el enlace a generar. Realizar los pasos siguientes:
Haz clic en Relaciones.
Haz clic a la primera tabla a relacionar.
Haz clic en Agregar.
Haz clic a la segunda tabla a relacionar.
Haz clic en el botón Agregar.
Haz clic al botón Cerrar.
Haz clic en el campo a relacionar.
Haz clic y arrastra el campo clave hasta la relación en la otra tabla.
Haz clic en la opción Exigir integridad referencial.
Haz clic en Crear.
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